Banyak orang menganggap meeting atau rapat merupakan hal yang membuang-buang waktu. Seringkali rapat dilakukan dengan jangka waktu yang lama, pembahasan topik yang tidak jelas “apa yang sedang dibahas dan apa hasil dari rapat ?” kadang menjadi pertanyaan yang sering terlontar bahkan tak jarang sesi rapat justru malah menjadi sesi curhat antar karyawan.
Sungguh tidak efektif bukan rapat seperti gambaran kondisi diatas ?
Sebenarnya bukan salah dari sebuah acara diadakan rapatnya, melainkan ketidak efektivitas meeting tersebut yang tidak dilaksanakan dengan optimal. Oleh karena itu penting bagi seorang pemimpin mengetahui bagaimana langkah-langkah meeting yang efektif agar terciptanya rapat yang efektif dan berkualitas sehingga tercapainyahasil sesuai dengan tujuan diadakan rapat tersebut
Barikut langkah-langkah untuk memimpin rapat dengan efektif :
- List agenda meeting
Tentukan agenda meeting sebelum meeting dilaksanakan, ketahui apa yang akan dibahas, siapa yang akan terlibat dalam meeting, serta apa urgensi diadakannya meeting tersebut.
- Menentukan tahapan penyelesaian masalah agenda
Langkah kedua, kita perlu mengetahui agenda meeting kita berada pada pembahasan apa ? dari hal tersebut kita mampu memahami penyesuaian problem solving atau pemecahan masalah yang seperti apa yang perlu kita ambil.
Langkah kedua ini penting diperhatikan agar pembahasan rapat yang kita lakukan tidak bertele-tele dan mengulang pembahasan yang sama berulang-ulang kali. Bukankah sangat meelelahkan jika kita membahas permasalahan yang berulang kali hanya karena antara permasalahan dan problem solving yang diberikan tidak saling berkaitan ?
- Tentukan hasil rapat yang terukur
Buatlah target-target outcome atau hasil dari terlaksananya rapat tersebut. Pastikan bahwa setiap anggota Anda memiliki kemajuan dari progres tugas yang sebelumnya. Hal ini akan membantu Anda untuk lebih dapat fokus pada tahap selanjutnya.
Gimana leaders, sudah siapkah untuk memimpin rapat lebih efektif dari sebelumnya ?
